Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften


Thematik

Bei den Eingaben in elektronischen Registrierkassen handelt es sich – zumindest bei bargeldintensiven Gewerbezweigen – um Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO). Derartige Daten sind während der Dauer ihrer Aufbewahrungsfristen der Finanzbehörde auf Verlangen jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar zu machen (§ 147 Abs. 6 AO).

Aktueller Anlass
Das Bundesministerium der Finanzen hat hierzu am 26.11.2010 ein Schreiben zur Aufbewahrung solcher Daten veröffentlicht (BStBl I 2010, S. 1342). Hierin wird u.a. auf Folgendes verwiesen:

  • Eine Verdichtung von Daten und Speicherung nur von Rechnungsendsummen ist nicht zulässig
  • Eine Aufbewahrung der Daten ausschließlich in ausgedruckter Form reicht nicht aus
  • Ist eine komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten innerhalb der Registrierkasse nicht möglich, müssen derartige Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden.

Unsere Empfehlung
Klären Sie mit dem Hersteller Ihrer Registrierkassen ab, ob die Geräte den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen.