Anforderungen an ein Fahrtenbuch

 

Grundsätzlich wird der geldwerte Vorteil, den ein Arbeitnehmer durch die private Nutzung eines vom Arbeitgeber auch für diese Zwecke überlassenen Dienstwagens erlangt, der Höhe nach mit der 1 %-Regelung bewertet. Dies gilt jedoch nicht, sofern das Verhältnis der privaten Fahrten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen wird, vgl. § 8 Abs. 2 Sätze 2 bis 4 i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG.

Erforderlich ist, dass das Fahrtenbuch "ordnungsgemäß" geführt wird. Dieser unbestimmte Rechtsbegriff ist durch die ständige Rechtsprechung des BFH mittlerweile konkretisiert und präzisiert worden. Demnach muss ein Fahrtenbuch:

Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Aufzeichnungen bieten (hierzu gehört auch die Möglichkeit der Überprüfung durch die Finanzbehörde mit vertretbarem Aufwand)

in zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen

- laufende, aber lose gefertigte Aufzeichnungen reichen demnach nicht aus

- gleiches gilt für mit Hilfe des MS Excel-Tabellenkalkulationsprogramms erstellte Tabellenblätter sowie die diesen zu Grunde liegenden handschriftlichen Aufzeichnungen, da Manipulationen nicht ausgeschlossen werden können (wir berichteten)

- auch Aufzeichnungen etwa mittels eines Bleistiftes sind problematisch

neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder --wenn ein solcher nicht vorhanden ist-- den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung aufführen

- Dem ist nicht entsprochen, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind und diese Angaben erst mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden (BFH vom 01.03.2012, Az.: VI R 33/10)

Angaben zu Ausgangs- und Endpunkt jeder einzelnen Fahrt im Fahrtenbuch einschließlich des am Ende der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstandes selbst enthalten.